Projektbericht Schmutz Söhne AG

«Die Chemie zum Anbieter musste stimmen. Mit Informaticon hatten wir im zwischenmenschlichen Bereich ein gutes Gefühl und erkannten die Bereitschaft, auf unsere Wünsche einzugehen und das Produkt in einem Pilotprojekt weiter zu entwickeln.»

www.schmutzthun.ch

Täglich bedient die Schmutz Söhne AG, Thun, ihre Kunden in den Bereichen Kanalreinigung, Transporte und Kranarbeiten. Während über 60 Jahren wurde aus einem kleinen Transportunternehmen eine vielseitige und moderne Firma. In ihrer bemerkenswerten Geschichte passte sich die Unternehmung stetig den Bedürfnissen der Kunden an und wurde laufend modernisiert. «Erfreulicherweise waren die Ergebnisse in den vergangenen Jahren stabil. So konnte immer in den Fahrzeugpark investiert werden.», sagt Alfred Schmutz, der die Unternehmung mit seinen Söhnen Tino, Sandro und Franco Schmutz führt. Nun investierte der innovative Familienbetrieb auch in eine neue Business Software und entschied sich für Informaticon.

Ausgangslage

Das Thuner Familienunternehmen achtet darauf, seine rund 30 Angestellten zu fördern und sie mit modernsten Arbeitsmitteln auszurüsten. Um Prozesse schlank zu gestalten und Doppelspurigkeiten zu vermeiden, wurde nach einer flexiblen Software gesucht. Das alte System wurde nicht mehr weiterentwickelt und auch der Support war nicht länger gewährleistet. «Schon dem Firmengründer waren Ehrlichkeit und Transparenz gegenüber dem Kunden wichtig – und das gilt für uns heute noch genauso wie damals.», sagt Franco Schmutz und zieht dabei sofort eine Parallele zur Software-Evaluation. Als kaufmännischer Leiter zählen für ihn diese Werte auch zum Anforderungsprofil eines neuen Software-Lieferanten.

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Vorgaben des Kunden

Durchgängiges System von der Dispo bis zur Buchhaltung

Die alte Software-Umgebung der Schmutz Söhne AG bestand aus verschiedenen, nicht zusammenhängenden Programmen. Die Abläufe konnten somit nicht von A–Z im selben System abgewickelt werden. Auch die Buchhaltung war nicht vollständig integriert. Dadurch ergaben sich Mehrfacherfassungen, welche künftig vermieden werden sollten. Zudem wurde noch manuell disponiert. In der neuen Software sollten die Stammdaten zentral geführt werden und die Daten automatisch vom Angebotswesen über die Dispo und Fakturierung in die Buchhaltung fliessen. Diese Möglichkeiten sind mit der Informaticon Business Software gegeben.

Anforderungen für den Kanalreinigungsbereich

Zwar stand mit dem Produkt Informaticon A2 eine Software zur Verfügung, die viele der gewünschten Funktionen aus dem Einsatz in der Baustoffindustrie und Entsorgung abdeckt. Für die Kanalreinigungsbranche ergaben sich jedoch viele neue Anforderungskriterien wie das Hinterlegen von Abonnementen, welche Informaticon in einem Pilotprojekt umsetzen sollte.

Auswertungsmöglichkeiten und CRM-Funktionen

Gerade dadurch, dass die neue Generation in die Geschäftsleitung hineinwächst, sind bei der Schmutz Söhne AG umfassende Auswertungsmöglichkeiten von grosser Bedeutung. In der alten Software-Umgebung fehlte der Geschäftsleitung weitgehend die Möglichkeit, Informationen zu hinterlegen und Bewegungsdaten auszuwerten.

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Upgrade 2013

Entscheid für Informaticon

Die Schmutz Söhne AG sah sich für die Zukunft gut gerüstet mit der Informaticon Business Software: «Auch wenn noch nicht alle Anforderungen 100%ig abgedeckt waren, überzeugte das flexible Konzept. Die Produkte wurden klar vorgestellt und wir wussten dadurch, was die Software bereits konnte und wo noch Weiterentwicklungen notwendig sein würden. Informaticon war zudem bereit, eine Zusammenarbeit in einem Pilotprojekt einzugehen. Ausserdem stimmten die zwischenmenschlichen Werte zwischen uns und dem Anbieter.», erklärt Franco Schmutz die Gründe für den Entscheid.

Interview mit Franco Schmutz

Mitglied der Geschäftsleitung und kaufmännische Leitung

Schmutz Söhne AG

2011 durfte die Schmutz Söhne AG ihr 60-Jahre-Jubiläum feiern. Worauf führen Sie den Erfolg Ihrer Unternehmung während über 60 Jahren zurück?

Wir sind ein Familienbetrieb und unsere Geschäftstätigkeit ist mit einem grossen persönlichen Engagement verbunden.

Wir setzen auf überdurchschnittlich moderne Fahrzeuge und auf gute Mitarbeitende, die vielseitig einsetzbar sind. Die technisch hochkomplexen Einrichtungen der Fahrzeuge erfordern gut ausgebildete Mitarbeitende. Wir investieren stark in den Fuhrpark und mit den Kombifahrzeugen sind wir sehr flexibel. So können wir die Kundschaft vorteilhaft bedienen.

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Sie investieren laufend in Fahrzeuge und Maschinen. Nun haben Sie auch in eine neue Software investiert. Weshalb war Ihnen dieser Schritt wichtig?

Das abgelöste System stammte von einem Anbieter, der seine Software nicht mehr weiterentwickelt und in die Beratungsbranche gewechselt hatte. So war auch der Support nicht mehr gewährleistet. Ausserdem wollten wir die Prozesse in der Administration schlank gestalten und Doppelspurigkeiten vermeiden.

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Welche Kriterien waren für Sie bei der Beschaffung einer neuen Software besonders wichtig und was war ausschlaggebend beim Entscheid für Informaticon?

Wir suchten eine durchgängige Software vom Angebotswesen über die Fakturierung bis hin zur Buchhaltung. Auch das Disposystem musste integriert sein. Zudem waren für uns umfassende Auswertungsmöglichkeiten und CRM-Funktionen wichtig, gerade im Hinblick auf die Nachfolgeplanung in unserem Betrieb.

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Wir achteten aber auch auf weiche Faktoren: die Chemie zum Anbieter musste stimmen. Mit Informaticon hatten wir im zwischenmenschlichen Bereich ein gutes Gefühl und erkannten die Bereitschaft, auf unsere Wünsche einzugehen und das Produkt in einem Pilotprojekt weiter zu entwickeln.

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Hat die erste Programmversion alle Ihre Anforderungskriterien erfüllt?

Nein, nicht ganz. Allerdings spürten wir die Bereitschaft von Informaticon, die offenen Punkte zu erarbeiten. In der Projektphase wurden dann Prioritäten gesetzt und die zwingenden Punkte in einem Terminplan festgehalten.

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Waren Sie mit der Betreuung durch Informaticon in der Projektphase zufrieden?

Für uns war es ein Glücksfall, dass die Zusammenarbeit derart unkompliziert funktionierte. Wir brauchten weder stundenlange Sitzungen abzuhalten noch komplizierte E-Mails hin und her zu senden. Es wurde in einer einfachen und offenen Sprache zusammen geredet. Wir konnten auch von den Erfahrungen von Informaticon profitieren, indem uns Alternativen aufgezeigt wurden.

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Konnten die Abläufe rückblickend verbessert werden? Welche Vorteile bietet Ihnen die Informaticon Business Software, die Sie vor der Einführung nicht hatten?

Ja, auf allen Ebenen. Es gibt nicht einen Punkt, wo ein Rückschritt stattgefunden hätte. Neu für uns ist das Disposystem. Bei der Evaluation hatten wir übrigens das Gefühl, dass es noch bessere Disposysteme gibt, aber bloss als Insellösungen. Die grössten Vorteile ergeben sich für uns durch die durchgängige Datenverarbeitung, das integrierte Angebotswesen und die umfassenden Auswertungsmöglichkeiten.

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Konnten die Projektkosten eingehalten werden?

Das Vereinbarte wurde eingehalten und man besprach jeweils die Projektkosten. Bei Zusätzlichem war Informaticon fair und transparent.

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2013 wurde das Upgrade auf die neue Software-Generation Informaticon A3 durchgeführt. Wie erlebten Sie das Upgrade?

Das Upgrade ist insgesamt sehr gut verlaufen. Sicherlich ist ein solcher Schritt immer auch mit internem Aufwand verbunden, den man jedoch bewusst auf sich nehmen sollte.

Wir haben uns entschieden, nicht der erste Kunde mit der neuen Version zu sein. Somit wichen wir allfälligen «Kinderkrankheiten» aus. Zudem liessen wir die neue Software-Generation A3 in einer Testumgebung installieren und arbeiteten produktiv in der Vorgängerversion A2 weiter. Dadurch war die Rollback-Sicherheit gegeben. Auch in Bezug auf die Datenübernahme verlief das Upgrade positiv: Die Bewegungsdaten und die Stammdaten konnten problemlos übernommen werden.

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Welches sind für Sie die grössten Vorteile der neuen Version?

Sehr erfreulich war, dass viele unserer Wünsche von Anfang 2010 auch wirklich implementiert wurden. Informaticon Business Software A3 bietet ein sehr zeitgemässes, ansprechendes Design. Die zentrale Startmöglichkeit via ein einziges Symbol und die Menüleiste mit den Modulen macht das Arbeiten effizienter. Dadurch entfällt das Switchen zwischen mehreren Fenstern.

Die einheitliche, logische Menüführung von A3 wurde konsequent durchgesetzt. Dadurch ergibt sich für uns weniger Aufwand, um das Personal zu schulen. Neue Mitarbeitende sind wesentlich schneller eingeführt und die Bedienung ist weitgehend intuitiv. Auch die Steuerung der Benutzerrechte bietet Vorteile. Benutzer, welche keinen Zugriff auf ein bestimmtes Modul haben sollen, zum Beispiel die Fibu, sehen das Modulsymbol schon gar nicht eingeblendet.

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Wo sehen Sie Optimierungs- oder Erweiterungspotential, das in Ihrer Branche von Interesse sein könnte?

Die Disposition von Zusatzeinheiten wie Anhänger würde für uns und wohl auch für andere Interessenten aus der Branche einen weiteren Vorteil bedeuten.

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Schlussbetrachtung von Informaticon

Mit dem Produkt Informaticon A2 konnte Informaticon zwar eine bewährte Software für die Baustoffindustrie anbieten, für den Bereich Kanalreinigung galt es jedoch, anspruchsvolle Erweiterungen umzusetzen.

Durch das flexible Entwicklungskonzept waren die technischen Möglichkeiten gegeben, um die Anforderungen der Kanalreinigungsbranche zu erfüllen. Dank der unkomplizierten und praxisnahen Zusammenarbeit mit der Schmutz Söhne AG konnte in einem Pilotprojekt eine integrierte und bedienerfreundliche Gesamtlösung für Kanalreinigungsunternehmen realisiert werden. Dabei ist viel Fachwissen der Schmutz Söhne AG ins Produkt eingeflossen.

Für die sehr angenehme und zielgerichtete Zusammenarbeit ist Informaticon Herrn Franco Schmutz als Projektleiter und der ganzen Schmutz Söhne AG sehr dankbar.

Die Informaticon Business Software wird laufend weiterentwickelt.

Ende 2013 wurde bei der Schmutz Söhne AG das Upgrade auf die neue Software-Generation Informaticon A3 durchgeführt. Diese verfügt über eine äusserst moderne und einfach bedienbare Benutzeroberfläche. Zudem wurde das Dispomodul modernisiert und neue, vollständig integrierte Module wie die Zeitverwaltung und die Lohnbuchhaltung wurden entwickelt.

Kunden mit einem Wartungsvertrag profitieren von kostenlosen Updates der Lizenzen und schützen damit ihre Investition langfristig. Auch die Hotline ist inbegriffen, welche 52 Wochen im Jahr zuverlässigen Support gewährleistet.

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