Projektbericht Geissler & Frydig GmbH

Die neue Software sollte vor allem den administrativen Aufwand reduzieren. Unsere Kernaufgabe ist die Fertigung von Maschinen und Apparaten, die jeweils aus mehreren tausend Teilen bestehen. Die hierfür benötigten Informationen – Stücklisten, Artikel und Zeichnungen – erhalten wir direkt von unseren Kunden. Bislang haben wir diese Daten mühsam in Excel-Listen verwaltet. Das war ein grosser Aufwand. Um diesen Prozess zu modernisieren und effizienter zu gestalten, haben wir uns zum Ziel gesetzt, die Daten von unserem Grosskunden mit einer Schnittstelle direkt in unser System zu übertragen. So können wir nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch jederzeit den genauen Status unseres Materials nachverfolgen.

Des Weiteren sollte die neue Software den Prozessen unserer beiden Tätigkeitsfelder, der Schlosserei und der mechanischen Werkstatt, gerecht werden. Es gibt für beides branchenspezifische Software-Lösungen, aber keine erfüllt die Anforderungen beider Bereiche.

Eine einfache Bedienung der Software war uns ebenfalls sehr wichtig, da wir einige Mitarbeitende haben, die nicht so technikaffin sind.

Vor der Einführung haben wir viel mit Excel-Listen gearbeitet. Das war ein grosser Aufwand, weil wir diese ständig manuell anpassen mussten. Mit der Informaticon Business Software reduziert sich dieser Aufwand massiv. Heute pflegen wir die Daten einmalig ein und können direkt Einkäufe erfassen, Aufträge erstellen und am Schluss fakturieren. Zudem sehen wir auf einen Blick den aktuellen Auftragsstatus und wo sich das Material befindet.

Wir konnten keine Standardsoftware finden, die unsere beiden Tätigkeitsfelder in den Prozessen gleichermassen berücksichtigen konnte. Informaticon hat uns die nötige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit geboten, um die Software auf unsere Bedürfnisse und Prozesse anzupassen. Zusätzlich sprach mich die regionale Nähe und die Kundennähe an. Wenn ich bei Informaticon anrufe, werde ich direkt mit jemandem verbunden, der mir weiterhelfen kann. Das war beim vorherigen Softwareanbieter nicht der Fall.

Wir hatten grossen Respekt vor der Umstellung. Einerseits waren wir unsicher, ob alles wie gewünscht klappen wird. Andererseits hatten wir Respekt vor den Reaktionen der Werkstatt-Mitarbeitenden. Viele sind technisch nicht so versiert und konnten nicht nachvollziehen, warum wir das System wechseln müssen.

Wir haben uns bewusst viel Zeit genommen, ihnen die Gründe und Vorteile zu erklären. Am Anfang führte das Projekt durchaus zu Widerständen, aber mittlerweile kommen die Mitarbeitenden der Werkstatt gut mit dem neuen System zurecht und können selbständig arbeiten.

Die Einführung fand schrittweise statt. Informaticon hat dieses Vorgehen empfohlen, da so die Komplexität im Projekt reduziert und auch die Auslastung unserer Ressourcen geschont werden konnte. Den Produktivstart haben wir dennoch einige Male verschoben. Wir wollten sicherstellen, dass dieser erfolgreich abläuft. Diesbezüglich haben wir die zeitliche Flexibilität von Informaticon geschätzt. Im Projektverlauf kamen wir zu der Einsicht, dass jeder Produktivstart mit Unsicherheit verbunden sein wird und haben den Schritt gewagt.
Bei der Umstellung kamen punktuell Schwachstellen zum Vorschein. Die Projektmitarbeitenden von Informaticon reagierten schnell und besprachen die Lösungsansätze mit uns gemeinsam. So konnten wir die Schwachstellen zeitnah beheben.

Die Buchhaltung haben wir unterjährig eingeführt. Das führte zu mehr Aufwand als angenommen. Darum würden wir das nicht nochmal so machen. Vermutlich ist es einfacher, die Buchhaltung auf Anfang des Geschäftsjahres einzuführen.

Was die Einführung der Software betrifft, sind wir uns nicht sicher, ob wir etwas anders machen würden. Für uns war vieles neu. Auch dass nach dem Go-Live noch nicht alles 100% funktionierte, liess sich wohl nicht vermeiden. Wir glauben, bei so einem Projekt ist schlussendlich die Zusammenarbeit entscheidend.

Anmerkung Informaticon: Die Saldoübernahme bei der unterjährigen Einführung der Buchhaltungsmodule wurde in der Zwischenzeit vereinfacht.

Sehr gut! Manchmal wussten wir nicht, ob unsere Vorstellungen realistisch sind. Die Mitarbeitenden von Informaticon haben uns gut beraten, indem sie uns passende, aber einfach gehaltene Lösungsmöglichkeiten präsentiert haben.

Nach der Umstellung haben wir bemerkt, dass manches noch nicht unseren Vorstellungen entsprach. Die Projektmitarbeitenden von Informaticon haben sich sofort Zeit genommen, um mit uns gemeinsam die Optimierungen zu besprechen. Oft ist es am einfachsten, wenn alle Beteiligten sich physisch zu einer Besprechung treffen. Wir empfanden die persönliche Betreuung von Informaticon als sehr zuvorkommend.

Ja, die Kosten und die Termine wurden eingehalten.

Als wir bemerkt haben, dass wir noch weitere Anpassungen benötigen, ist uns Informaticon entgegengekommen. Das haben wir sehr geschätzt, weil wir am Anfang noch nicht genau abschätzen konnten, was wir brauchen.

Zeitlich dauerte die Einführung länger als erwartet, da wir zeitweise andere Arbeiten priorisieren mussten. Abgemachte Termine wurden von Informaticon stets eingehalten.

Sehr gut, wir erhalten innerhalb kürzester Zeit eine Rückmeldung. Wenn wir anrufen, ist immer gleich jemand am Telefon, der das Anliegen aufnimmt, sodass wir nicht in einer Warteschlange warten müssen.

Künftig möchten wir gerne in unserer Buchhaltung alle Rechnungen einlesen und digital ablegen können. Eine Offerte dafür haben wir bereits erhalten und sind diese am Prüfen.

Zum aktuellen Zeitpunkt können wir sagen, dass uns die Software bei wiederkehrenden Aufgaben entlastet. Dank der Schnittstelle zu unserem Grosskunden sparen wir viel Aufwand bei der Erfassung neuer Teile. Je mehr Daten wir in der Informaticon Business Software erfasst haben, desto stärker profitieren wir in der Zukunft.

Ja, wir haben uns davor verschiedene Systeme angeschaut. Die Informaticon Business Software kann alles, was wir brauchen. Zudem schätzen wir die persönliche Kommunikation und enge Zusammenarbeit. Während der Einführung haben wir uns gut betreut gefühlt.