Projektbericht Schwitter Bau AG

«Die anfänglichen Bedenken meiner Mitarbeiterin sind im Projektverlauf rasch verflogen. Sie ist von der A3 Software begeistert und arbeitet sehr gerne damit.»

www.schwitter-bau.ch

«Bauen – eine Frage des Vertrauens!» lautet die Philosophie der 1903 gegründeten Schwitter Bau AG. Durch fachliche Kompetenz und qualitativ saubere Arbeit gewinnt die Bauunternehmung das Vertrauen der Kunden. Die Schwitter Bau AG mit rund 35 Mitarbeitenden ist im Bauhauptgewerbe tätig. Das Unternehmen wird heute bereits in der vierten Generation unter Fritz Ruch und Peter Schwitter geführt. Die Tochtergesellschaft Schächli Kies+Beton AG ist ein wichtiger Partner für Kies- und Betonlieferungen.

Ausgangslage

Die Software TOP BAU+ wurde 16 Jahre erfolgreich für den kaufmännischen Bereich eingesetzt. Für die Fakturierung von Kies und Beton wurde ein separates Branchenprodukt verwendet. Da beim Fakturierungsprogramm in absehbarer Zeit der Support eingestellt wird und sich auch beim TOP BAU+ in den kommenden Jahren ein Softwaregenerationenwechsel aufdrängt, war dies der Moment, eine Neueinführung voranzutreiben. So begann sich die Schwitter Bau AG mit der Umstellung auf Informaticon A3 (das Nachfolgeprodukt von TOP BAU+) auseinanderzusetzen.

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Vorgaben des Kunden

Integrierte Lösung mit durchgängigem Datenfluss

Künftig soll statt mit zwei Software-Systemen nur noch mit einer Software gearbeitet und dank einer integrierten Lösung von einem durchgängigen Datenfluss profitiert werden.

Automatisierung der Intercompany-Leistungen

50 Prozent von den Lieferungen der Tochtergesellschaft Schächli Kies+Beton AG sind für die Schwitter Bau AG. Dadurch entsteht unter den Gesellschaften Monat für Monat ein grosser manueller Verrechnungsaufwand, welcher mit einer neuen Software automatisiert werden soll.

Zeitersparnis

Die Software soll eine Effizienzsteigerung ermöglichen. Dank der Zeitersparnis soll der Kaufmännische Leiter sein Arbeitspensum von 100% auf 80% reduzieren können.

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Einführung 2016

Entscheid für Informaticon

Wir hatten bereits Kenntnis von der früheren Softwaregeneration A2, hatten zu jenem Zeitpunkt jedoch TOP BAU+ und ein separates Fakturierungsprogramm im Einsatz. An der TOP BAU Kundentagung haben wir dann erfahren, dass Informaticon A3 das Nachfolgeprodukt von TOP BAU+ ist. Wir haben anschliessend eine Softwarepräsentation von Informaticon besucht. Ich war sofort überzeugt von diesem Produkt, meine Mitarbeiterin war jedoch kritisch, da sie in der Vergangenheit eine schlechte Erfahrung mit einer Softwareumstellung gemacht hatte.

Interview mit Bruno Nussbaumer

Kaufmännischer Leiter

Schwitter Bau AG

Hat A3 Ihre Anforderungskriterien erfüllt?

Ja, unsere Anforderungen wurden erfüllt und wir sind sehr zufrieden. Wir hatten viele Sonderwünsche und hohe Anforderungen. Unser Ziel war es, die beiden bestehenden Programme abzulösen und dadurch eine integrierte Lösung zu bekommen. Dank der Software A3 konnten wir den kaufmännischen Bereich von 160 auf 140 Stellenprozente reduzieren.

Wie war das Vorgehen beim Wechsel vom TOP BAU+ auf die Informaticon Business Software A3?

Der definierte Zeit- und Vorgehensplan konnte eingehalten werden. Es hat sich für uns sehr bewährt, zuerst alles auf dem Testsystem einzurichten und erst danach zum produktiven Betrieb überzugehen. Wir haben uns bewusst dafür entschieden, alle Daten im A3 neu einzugeben. Allgemein haben wir aber die Umstellung und das Einführen unterschätzt. So war z.B. die Zusammenführung von zwei Adressstämmen sehr zeitintensiv.

Es ergab sich eine konstruktive Teamarbeit mit Informaticon und wir sind immer zu guten Lösungen gekommen. Da wir zu den ersten TOP BAU+ Kunden gehören, die auf A3 gewechselt haben, gab es vereinzelt Funktionen, welche Informaticon für uns noch abbilden musste.

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Konnten die Projektkosten eingehalten werden?

Die Offerte und die Abrechnung stimmten überein. Die Wartungskosten entsprechen in etwa dem, was wir vorher bezahlt haben. Bei der Offerte habe ich gedacht, dass Informaticon wohl nicht alle geschätzten Stunden benötigen wird, jedoch hat sich gezeigt, dass Informaticon sehr realistische Erfahrungswerte eingesetzt hat.

Wie haben Sie die Betreuung durch Informaticon während der Projektphase erlebt?

Sowohl das Produkt wie auch die Personen von Informaticon haben uns überzeugt. Die Betreuung war gut und wir wurden immer ernst genommen, wenn wir ein Anliegen hatten. Fachspezifische Anforderungen wurden in angemessener Frist realisiert. Äusserten wir einen Wunsch, wurde dieser ohne grosse Umstände erledigt. Es wurde sauber mit einer Pendenzenliste gearbeitet und diese wurde Schritt für Schritt abgearbeitet.

Wie erleben Sie die Betreuung/den Support jetzt im produktiven Betrieb?

Es ist immer jemand zur Stelle, wenn man etwas braucht.

Welche Vorteile haben Sie heute, die Sie vor der Einführung von A3 nicht hatten?

Wir haben mit A3 eine Durchgängigkeit der Daten und dadurch eine Effizienzsteigerung. A3 bietet zudem mehr Möglichkeiten, z.B. im Bereich Auswertungen. Viele Arbeiten kann ich mit weniger Zeit ausführen. Beispielsweise schätze ich, dass ich nachträglich einen MWST-Code korrigieren kann, ohne die Rechnung stornieren zu müssen. Auch die Änderung/Stornierung eines Zahlungsauftrags im Kredi ist sehr bedienerfreundlich. An der Kundentagung habe ich ansatzweise mitbekommen, wie flexibel die A3 Software ist, tatsächlich habe ich es nun erst beim Arbeiten mit der Software erlebt.

Die A3 Software ist ausbaufähig und es gibt zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten, sofern wir diese möchten. Beispielsweise könnten wir noch die Schnittstelle zum Kieswerk oder zu einem späteren Zeitpunkt die Integration zur technischen Software BauBit in Betrieb nehmen.

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Was sagen Sie zur Bedienung der Informaticon Business Software A3?

Informaticon A3 hat eine einfache, verständliche und nachvollziehbare Menüführung. Der Aufbau ist anders als bei der Vorgängersoftware, aber sehr benutzerfreundlich.

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Hat sich der Wechsel zur Informaticon Business Software A3 rückblickend gelohnt?

Ja, die Investition hat sich gelohnt, wir würden es sofort wieder machen. Die gesamte Investition werden wir bereits nach 2 Jahren amortisiert haben, da wir nun eine enorme Zeitersparnis haben.

Allein mit der automatischen Intercompany-Verrechnung (Rechnungen vom Kieswerk an die Baufirma) spart das Kieswerk monatliche Verwaltungskosten von CHF 1000.– ein.

Wie lautet Ihr Fazit nach der Einführung, Herr Nussbaumer?

Für uns war es ein Wagnis, diesen Schritt zur Softwareerneuerung zu machen. Schliesslich hat man doch eine gewisse Vorstellung, wie sich das Ganze abspielen sollte. Wir sind sehr zufrieden, wie die A3 Software läuft und wie die Umstellung stattgefunden hat. Wenn man sich so umhört, ist das bei IT-Projekten überhaupt nicht selbstverständlich. Die anfänglichen Bedenken meiner Mitarbeiterin sind im Projektverlauf rasch verflogen. Sie ist von der A3 Software begeistert und arbeitet sehr gerne damit.

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Schlussbetrachtung von Informaticon

Wir danken der Schwitter Bau AG für das Vertrauen, das sie in unser Unternehmen und in unser Produkt gesetzt hat und sind Herrn Nussbaumer und Frau Gerber sehr dankbar für die angenehme und konstruktive Zusammenarbeit. Die Ablösung der bestehenden TOP BAU+ Lösung konnte erfolgreich umgesetzt und die Vorgaben des Kunden erfüllt werden. Informaticon A3 kann dank dem flexiblen und ausbaufähigen Konzept neben dem Finanzbereich auch für weitere Bereiche wie beispielsweise Fakturierung, Werkhof oder mobile Rapportierung eingesetzt werden. Dank dem modularen Aufbau ist eine Erweiterung jederzeit möglich.

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